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Mitarbeiter Bürodienst (m/w/d) gesucht

Schon gehört? An der Hochschule der Sächsischen Polizei (FH) ist im Sächsischen Institut für Polizei und Sicherheitsforschung (SIPS) zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle eines Mitarbeiters Bürodienst (m/w/d) unbefristet und in Vollzeit zu besetzen. Der Dienstort ist Rothenburg/O.L.

Die Hochschule der Sächsischen Polizei (FH) ist verantwortlich für das Bachelorstudium zum Erwerb der Laufbahnbefähigung für die erste Einstiegsebene der Laufbahngruppe 2 der Fachrichtung Polizei und die Durchführung des ersten Studienjahres des Masterstudienganges zur Qualifizierung für die zweite Einstiegsebene der Laufbahngruppe 2 der Fachrichtung Polizei des Freistaates Sachsen.

Weiterhin bietet die Hochschule der Sächsischen Polizei (FH) zentrale Fortbildungen für die Polizeibediensteten des Freistaates Sachsen an und betreibt mit dem Sächsischen Institut für Polizei- und Sicherheitsforschung (SIPS) ein inter- und multidisziplinäres Forschungsinstitut im Bereich der anwendungsorientierten Polizei- und Sicherheitsforschung.

Seit dem 1. März 2022 werden unter dem Dach der Hochschule der Sächsischen Polizei (FH) die oben genannten Bereiche mit der Ausbildung für die zweite Einstiegsebene der Laufbahngruppe 1 der Fachrichtung Polizei sowie die Bewerberauswahl und -einstellung gebündelt.

Zu Ihren Aufgaben gehören

Büromanagement (Post, Telefon, Terminkalender usw.)
Koordinieren und Überwachen von Fristen und terminlichen Abläufen
eigenständiges Führen von Aktenvorgängen und Aktenablage
unterschriftsreife Bearbeitung von Verwaltungs- und Beschaffungsvorgängen (einschl. Vergabeverfahren nach VOL)
Gewährleistung der Zusammenarbeit und Abstimmung mit Organisationseinheiten der PolFH sowie mit Bewerbern/Bietern von Ausschreibungen/Vergabeverfahren
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Beratungen, Tagungen und sonstigen Veranstaltungen einschließlich Protokollführung
eigenständige Kommunikation und Koordination mit externen und internen Partnern, Betreuung von in- und ausländischen Gästen
Zusammenstellen von Präsentationen und Unterlagen nach Vorgaben
Unterstützungsarbeiten für das wissenschaftliche Personal des SIPS (Recherchen, Erstellung von Literaturlisten, Korrekturlesen von Texten)
Überwachung des Mittelabflusses nach Bewirtschaftungsvorgaben, Abruf und Abrechnung der zugewiesenen Mittel bis hin zur regelmäßigen Berichterstattung, Mitwirkung an der Erstellung von Jahresfinanzplänen, Prüfen von Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen; Vor- u. Nachbereiten von Dienstreisen
Erstellen und Führen von Statistiken für das Berichtswesen

Sie sollten sich bewerben, wenn Sie

eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Kaufmann/-frau für Büromanagement bzw. vergleichbarer Abschluss aufweisen können
professionell mit gängiger Bürosoftware (insbesondere Microsoft Office) und Internetanwendungen (z.B. Suchmaschinen) umgehen können
eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit, souveränes und verbindliches Auftreten, sowie eine überdurchschnittliche sprachliche Ausdrucksfähigkeiten besitzen
Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie einen serviceorientierten und eigenständigen Arbeitsstil für selbstverständlich ansehen

Berufserfahrung im Sekretariat bzw. auf dem Gebiet des Hochschulwesens, Kenntnisse der einschlägigen Hochschulgesetze (SächsPolFHG, SächsHSFG) sowie der Grundsätze von Gesetzestexten Haushaltsrecht im Zusammenhang mit Mittelbewirtschaftung und Rechnungslegung sind von Vorteil.

Das Vorliegen dieser Voraussetzungen wird in einem Auswahlverfahren geprüft.

Vergütung

Die Vergütung erfolgt auf Grundlage einer entsprechenden tariflichen Bewertung der Tätigkeit nach der Entgeltgruppe 6 der Entgeltordnung zum Tarifvertrag für die Länder (TV-L), wobei sich die Zuordnung zu einer Erfahrungsstufe nach der einschlägigen Berufserfahrung richtet. Zusätzlich wird am Jahresende eine Sonderzahlung gem. § 20 TV-L gezahlt. Darüber hinaus bietet der Freistaat Sachsen eine betriebliche Altersversorgung (VBL, § 25 TV-L), die Möglichkeit zur Teilnahme an Maßnahmen des behördlichen Gesundheitsmanagements, Anspruch auf vermögenswirksame Leistungen nach Maßgabe des Vermögensbildungsgesetzes (§ 23 Abs. 1 TV-L) und das Angebot eines Jobtickets der Deutschen Bahn bzw. des jeweiligen Verkehrsverbundes im Freistaat Sachsen.

Schwerbehinderung / Frauenanteil

Auf die bevorzugte Berücksichtigung von schwerbehinderten Menschen bei Vorliegen gleicher Eignung wird geachtet. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden daher ebenfalls ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben. Es wird um Verständnis gebeten, dass nur vollständige Bewerbungsunterlagen, gegebenenfalls einschließlich eines Nachweises über die Schwerbehinderung/Gleichstellung, berücksichtigt werden können.

Die Hochschule der Sächsischen Polizei (FH) ist bestrebt, den Anteil der Frauen zu erhöhen und fordert daher Frauen ausdrücklich auf, sich zu bewerben.

Datenschutz

Bitte berücksichtigen Sie, dass bei einer Bewerbung im Rahmen des Auswahlverfahrens notwendigerweise in erheblichem Umfang personenbezogene Daten verarbeitet werden. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1c DSGVO i. V. m. Art. 88 DSGVO i. V. m. § 11 SächsDSDG. Es wird darauf hingewiesen, dass Sie mit Ihrer Bewerbung gleichzeitig Ihr Einverständnis zur elektronischen Verarbeitung und Speicherung Ihrer persönlichen Daten bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens erteilen.

Ihre Bewerbung richten Sie bitte an:

Soweit Sie die genannten Voraussetzungen erfüllen, bitten wir Sie um vorzugsweise elektronische Zusendung Ihrer aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 23. Juni 2023 an die

Hochschule der Sächsischen Polizei (FH)
Referat 1 - Recht, Personal,
Friedensstraße 120, 02929 Rothenburg/O.L.

oder per E-Mail an bewerberportal.polfh@polizei.sachsen.de.